Как уничтожить документы с истекшим сроком годности?

Вопрос

Добрый день! Я совсем недавно работаю офис-менеджером, это моя первая работа, поэтому я очень волнуюсь, что сделаю что-то не так. Руководитель дал задание уничтожить документы с истекшим сроком годности. Сами бумаги мне принесли, их не так много. Но что делать с ними дальше я не знаю. Неужели просто выбросить на помойку?

Вопрос задавала Елена, секретарь

Чего делать нельзя?

Здравствуйте, Екатерина. Вы правы, ошибиться в этом вопросе достаточно просто. Скажем сразу, выносить документы на помойку точно нельзя. Дело в том, что они могут содержать важные сведения, персональные данные, коммерческую информацию и т.д. Поэтому по закону выбрасывать их запрещено.

Также нельзя уничтожать бумаги бесконтрольно. Вся процедура должна сопровождаться соответствующими актами. Если Вам уже выдали выделенные к уничтожению документы, вероятно, их уже обработали и составили акты. На них после уничтожения нужно будет проставить соответствующую отметку, либо составить отдельный акт об уничтожении. Если эти акты о выделении дел к уничтожению Вам не выдали, попросите их у тех, кто занимался обработкой (сотрудник компании, ответственный за архив).

Что делать нужно?

Ответить на вопрос, как уничтожить документы, достаточно просто. Их нужно тщательно измельчить, предварительно удалив из бумажной массы все металлические, пластиковые и текстильные элементы, а затем сдать в макулатуру (на переработку).

Сделать это можно двумя способами:

• Своими силами. Если бумаг немного (как в Вашем случае), можно обойтись обычным офисным шредером, а затем полученную бумажную стружку собрать в коробку или бумажный пакет и сдать в ближайший к вам контейнер для макулатуры.
• С помощью профессионалов. Если документов достаточно много (или у компании нет желания, возможности проводить работы самостоятельно), прибегают к конфиденциальному уничтожению. Эта процедура по сути представляет собой все то же измельчение и переработку, но проходит она в промышленных масштабах, на территории подрядчика, за закрытыми дверями. Предварительно документы взвешиваются и оплата производится за каждый килограмм. Все работы по извлечению инородных объектов, перевозке, погрузке и т.д. берет на себя подрядчик. Услуга уничтожения обычно стоит совсем мало, поэтому для большинства компаний (кроме самых маленьких), выгоднее и разумнее обратиться к профессионалам. Уточните у руководителя, возможно он имел в виду, что вам нужно найти такого подрядчика.

Отвечала Мария, архивариус